Los procesos comunicativos tanto dentro de la empresa como hacia los clientes que tiene es crucial para asegurar el éxito de la compañía, la confianza de los clientes y la satisfacción de los trabajadores hacia unos objetivos concretos.
Las encuestras muestran cómo alrededor de un 60% de los procesos comunicativos no reciben la atención que deberían y por lo tanto, no se busca una mejoría en ellos. La evaluación y desarrollo de los métodos de comunicación es un tema clave para asegurar el bienestar de los trabajadores, la eficiencia de los procesos y la satisfacción final del cliente.
Cuatro tipos de procesos comunicativos
1. Interna hacia arriba
La comunicación desde los puestos iniciales o de entrada a los directivos puede suponer para mucha gente un problema interno de cómo se quiere comunicar con puestos con mayor responsabilidad en el organigrama de la empresa.
En situaciones donde el mensaje puede ser información comprometida, la manera de comunicar hacia arriba ha de ser concisa y clara a la vez que mantener un discurso organizado y educado.
¿Cómo podemos saber si este tipo de puestos s
e sienten cómodos dirigiéndose hacia sus superiores?
Se puede hacer la gestión de encuestas, feedback de los trabajadores, y formularios de sugerencias. Dar la oportunidad a los trabajadores de que su opinión cuente en el entorno de trabajo independientemente de su puesto ayuda a dar sensación de pertenencia, mejora el ambiente laboral y el trabajo en equipo.
2. Interna hacia abajo
La comunicación interna hacia abajo supone enviar un mensaje desde puestos directivos o más altos en el organigrama de la empresa hacia puestos más abajo.
Este tipo de comunicación incluye factores de autoridad, decisión y dirección ejecutiva. En ocasiones hay que cuidar cómo el empleado recibe ciertas órdenes, cómo se tiene en cuenta su opinión sobre las decisiones de la dirección y cuál es la libertad que existe en la manera de actuar en su puesto.
Este tipo de comunicación es difícil si no se poseen habilidades de liderazgo, empatía y decisión. Una buena comunicación en la empresa de parte de los líderes puede fomentar buenas prácticas en el puesto, pertenencia en la empresa y sensación de impacto en su actividad, así como el sentimiento de trabajar en un ambiente familiar, abierto y con posibilidad de conciliación alta.
3. Lateral interna
Otro de los procesos más complicados puede ser la comunicación lateral interna. Cuando los dos puestos de trabajo que se comunican se encuentran en una jerarquía similar en el organigrama de la empresa, puede ser complicado llegar a un acuerdo de opiniones en decisiones de empresa.
Hay que tener especial cuidado al comunicar mensajes de un departamento a otro, ya que es muy importante respetar las diferentes funciones y decisiones individuales para conseguir un trabajo en equipo eficiente. Este tipo de comunicación es la más común en el puesto, por lo que hay que prestar especial atención a estos procesos.
4. Externa
Es la comunicación que normalmente consigue hacer que el negocio facture. ¡Pero no es la única!
Muchas compañías prestarán atención únicamente a este tipo de procesos de comunicación. Al ser el trato directo con el cliente y la atención al cliente el método más fácil de ver desde fuera, es de los apartados a los que más atención se le presta. Esto es un error, la comunicación externa es importante pero no es el único indicador de que una empresa se comunica correctamente con sus clientes y/o proveedores.
Cinco claves para la mejora de la comunicación en la empresa
- Favorece la opinión y la participación activa de los empleados en procesos y decisiones de la compañía que puedan afectarles directamente
- Consigue procesos para comunicar entre sí a los diferentes departamentos de la compañía
- Ahora, con el teletrabajo hay que prestar especial atención a cómo nos comunicamos con nuestros trabajadores a distancia. Los mensajes digitales son los más dados a la malinterpretación, por lo que hay que mirar muy bien cómo se puede interpretar lo que escribimos y aclarar la intención con signos de puntuación y emoticonos.
- Aumenta la información que le ofreces a los trabajadores. Que tengan información acerca de lo que ocurre en la empresa les ayuda a sentirse parte de un equipo. ¡A todos nos gusta que nos tengan en cuenta!
- Incluye formación en comunicación, en habilidades específicas para el puesto y ofrece a los trabajadores la posibilidad de sugerir y participar en programas de formación.
Aprender habilidades comunicativas
Se ha demostrado que existe la posibilidad de estudiar los comportamientos de personas que tienen éxito en los procesos comunicativos que utilizan. También, este estudio permite la adquisición de estas habilidades por parte de los que necesitan mejorar sus procesos comunicativos.
¡Se puede aprender a ser mejor comunicador!
La formación es estos procesos puede hacer conscientes a los trabajadores de cuál es la mejor manera de transmitir sus mensajes teniendo en cuenta el contexto donde se encuentran.
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